5 beneficios de modernizar sistemas obsoletos

Si dispones de servidores o aplicaciones heredadas que siguen funcionando en producción, es posible que no todo el mundo sea consciente de que se trata de sistemas anticuados. Y aunque lo sepan, puede que desconozcan que es conveniente modernizar sistemas obsoletos por muchas razones.

Las limitaciones de estos sistemas pueden ser evidentes para el equipo técnico. También para aquellos usuarios que trabajan directamente con ellos. Sin embargo, es posible que otros departamentos de la empresa que siguen recibiendo el mismo servicio al que ya están acostumbrados necesiten conocer las ventajas que pueden obtener si se moderniza la infraestructura tecnológica. A continuación, exponemos algunas de estas ventajas:

Modernizar sistemas obsoletos baja coste de mantenimiento

Aunque muchas aplicaciones y sistemas con muchos años a sus espaldas funcionan realmente bien, es frecuente que no modernizar sistemas obsoletos implique que resolver los problemas del día a día lleve más tiempo del que sería razonable. Por tanto, suponen un coste superior. En cuanto al hardware, los costes también resultan más elevados en caso de reemplazar algún componente que deja de funcionar cuando este ya no se produce habitualmente.

Además, incluso en un sistema heredado que no sufre fallos, los costes de mantenerlo en funcionamiento pueden ser muy superiores a las de un sistema moderno equiparable. La capacidad de proceso de un servidor actual puede ser equivalente a la de todo un rack antiguo. Además, estará mejor optimizado. Además de multiplicar el consumo eléctrico de los dispositivos, también aumenta el espacio necesario y las necesidades de refrigeración del conjunto. Por exagerado que pueda parecer, en este aspecto es en el que concentran sus esfuerzos los grandes centros de datos para garantizar su rentabilidad. En muchas empresas, sin embargo, es un coste oculto que no se valora a la hora de analizar los costes y ahorros derivados de modernizar sistemas obsoletos.

Posibilidades de crecimiento

Otro coste oculto es el de las limitaciones propias de los sistemas antiguos. Es algo más evidente lo que no puede hacerse cuando todo depende de estos. Pero en muchas ocasiones conviven con otros sistemas nuevos que suplen las carencias de los obsoletos.

Si la empresa dispone de un sistema de facturación arcaico, es probable que sea necesario llevar a cabo largos procesos mensuales y anuales para traspasar la información de un moderno sistema de control de almacén. El coste de no tener los datos actualizados permanentemente no es solo el de dedicar muchas horas a estos cierres contables. También el de no tener la información al día, tomando determinadas decisiones solo a mes vencido.

Reducir riesgos técnicos

Este es el argumento más evidente para el equipo de IT. También el que suelen utilizar con los responsables de negocio para que aumenten el presupuesto en tecnología. Sin embargo, pocas veces es efectivo porque la empresa decide correr el riesgo. En muchos casos, también termina por arrepentirse de ello.

Efectivo o no, es uno de los riesgos más peligrosos. Si se produce un problema, el tiempo necesario para su resolución puede ser superior al que la empresa puede asumir sin sufrir consecuencias graves. Entre estos riesgos están los de seguridad, que es uno de los graves problemas de no modernizar sistemas obsoletos. También los de compatibilidad con tecnologías nuevas cuya carencia puede impedir la interacción con servicios externos o con los propios usuarios.

En caso de que esto llegue a suceder, es probable que la solución ideal no pueda aplicarse y se termine disponiendo de un sistema obsoleto rodeado de soluciones a sus carencias. Un auténtico campo de minas que, más pronto que tarde, producirá algún daño irreparable.

Entre estos riesgos técnicos hay que destacar el de no modernizar sistemas obsoletos porque no cumplen con las normativas de protección de datos personales. Al evidente problema de infringir la ley, con las consecuencias que esto puede acarrear, se suma la potencial pérdida de credibilidad de cara al público en caso de problemas. Aparte del hecho fundamental de que estamos obligados a tratar los datos de las personas que utilizan nuestros servicios con la máxima diligencia.

Reducir riesgos operativos

No es una cuestión menor el hecho de que modernizar un sistema obsoleto implica pensar en cómo funciona el negocio. Las aplicaciones están diseñadas para dar respuesta a una realidad y, en muchos casos, son capaces de crecer de forma prácticamente ilimitada en algunos sentidos.

Sin embargo, las compañías evolucionan y la realidad en la que hacen negocios también. Tal vez un sistema que permitía generar contratos a largo plazo con los clientes y escanearlos una vez firmados era muy eficiente cuando se hacían unos pocos contratos al mes.

Unos años después, los clientes han dejado de hacer esos contratos a largo plazo y lo que deben archivarse son cientos de órdenes de compra diarias. Además, este nuevo funcionamiento es más ágil e implica que las órdenes deben de estar en el sistema en cuestión de horas. La solución que ofrece el viejo software es recibir los contratos firmados por email y tener a varias personas actualizando la base de datos casi permanentemente.

Un nuevo software pensado para esta situación no tendrá nada que ver: ofrecerá un interfaz web al cliente para que gestione sus órdenes y de un sistema de firma electrónica para que los documentos legales, con plena validez, entren directamente al nuevo sistema. La persona encargada de la tarea administrativa podrá llevarla a cabo de forma más sencilla y, prácticamente, supervisar que no se queda ninguna orden sin autorización.

Atraer talento y reducir la dependencia tecnológica

Otro de los beneficios de modernizar sistemas obsoletos, especialmente a medio y largo plazo, es en sí el dejar de usarlos. Incluso en un hipotético negocio que sigue funcionando igual que hace décadas, en el que no hay riesgos derivados de mantener una tecnología antigua que, además, no cuesta mucho mantener, la tecnología la manejan personas.

Uno de los problemas de las tecnologías antiguas es que cuesta mucho encontrar a empresas o profesionales que las conozcan y las sigan usando habitualmente. Las opciones para recibir soporte, por lo tanto, estarán muy limitadas. Incluso es posible que la empresa termine siendo cautiva de un proveedor con el que no está especialmente satisfecha porque es el único capaz de llevar a cabo determinadas tareas.

Modernizar sistemas obsoletos puede reducir la dependencia de estos profesionales y, al mismo tiempo, atraer a otros con conocimientos renovados. Atraer ese talento es clave para descubrir que, en realidad, nuestro negocio ya no funciona como siempre y necesitamos ponernos al día en otros aspectos.