Modernizar el software de mi empresa u obtener una solución estándar

Cuando el software con el que trabaja tu empresa se queda obsoleto o va a estarlo en los próximos años, es necesario poner en marcha un nuevo proyecto para actualizarlo. En algunos casos, la alternativa a modernizar el software de la empresa puede ser utilizar una solución estándar.

Estas soluciones pueden variar en función del sector de actividad. Eso sí, con mucha frecuencia están compuestas por herramientas de facturación, nóminas, logística, ventas y CRM. Son muy populares y hay una gran oferta entre la que elegir. Por lo tanto, es relativamente frecuente encontrar alternativas que se puedan ajustar a lo que buscamos. Gracias a esto evitaremos, entre otras cosas, llevar a cabo un desarrollo desde cero.

¿Cuándo modernizar el software de la empresa?

La principal ventaja de utilizar una solución estándar es que permite acortar notablemente tanto los tiempos de desarrollo del proyecto como los costes. Las necesidades más comunes están cubiertas por software específico que, además, tiene otras dos ventajas. La primera es que suelen existir módulos que permiten añadir funciones más o menos habituales. La segunda es que, de cara a la personalización o integración, muchas empresas conocerán la plataforma. Incluso es posible que también algunos de sus usuarios hayan trabajado ya antes con la misma solución. En estos casos, el tiempo de adaptación será más bajo que si deben aprender a utilizar una aplicación a medida que les resulta completamente desconocida.

La principal desventaja es también una buena razón para modernizar el software de la empresa mediante una solución a medida. Si se trata de cubrir necesidades muy específicas, sin duda se adaptará mejor una herramienta hecha ad hoc. No obstante, antes de emprender este camino es importante valorar si las soluciones estándar no se adaptan bien por razones inherentes al propio negocio o porque hay procesos que están amoldados a la solución de software actual y que pueden modificarse. En estos casos, es probable que lo que interese sea repensar estos procesos de nuevo para decidir qué software se adapta mejor a la forma de trabajar.

Los datos: algo a tener presente al modernizar software

Por muy buena que sea una solución estándar o un software hecho a medida, la empresa debe de seguir funcionando al día siguiente de ponerlo en producción. Y debe hacerlo con el menor número de dificultades para los usuarios. Tanto para los empleados, que son los usuarios internos, como para los externos, los proveedores y clientes.

Durante muchos años se habrán generado datos de clientes, de nóminas, de ventas, de incidencias, etc. Toda esa información no puede perderse porque es imprescindible para seguir trabajando. También porque es necesario conservar muchos de los datos de la compañía durante años por motivos legales. Es lo que sucede, por ejemplo, con toda la información financiera. Por eso, aunque a veces se puede prescindir de los datos más antiguos, en general siempre será preciso migrar la información al nuevo sistema. Eso sí, en el caso de los datos más antiguos, conviene tenerlos almacenados siempre en algún formato que permita acceder a ellos en caso de necesidad.

¿En qué soluciones es más sencillo migrar los datos desde software antiguo?

En ambos casos, tanto en el caso de los datos a conservar como en el de los más antiguos, es posible conservarlos de forma satisfactoria. También en ambos casos, las dificultades suelen estar más en los datos de origen que en los de destino. Idealmente, toda la información será coherente, no habrá problemas de integridad y las bases de datos estarán diseñadas de forma correcta. En la realidad, la base de datos no será perfecta y será necesario un proceso de análisis y limpieza de los datos para que no haya ningún problema al acceder a ellos desde el nuevo software.

Superada esta fase, hará falta que la empresa integradora desarrolle lo que sea necesario para llevarse los datos al nuevo sistema. En el caso ideal en el que la base de datos puede mantener su estructura intacta porque está muy bien diseñada, la modernización del software puede suponer una ventaja. Así, es más sencillo que un desarrollo a medida se adapte a una estructura de base de datos preexistente que hacerlo con el software de un proveedor que no va a diseñarse desde cero para cubrir las necesidades de la empresa. Aun así, en estos casos la migración de datos también se simplifica, al reducirse los posibles focos de problemas al trasladar la información.

Modernizar el software de la empresa con una solución estándar

En muchos casos, lo que va a resultar más interesante es adoptar soluciones comerciales e integrarlas en una aplicación propia. Esta solución aporta varias ventajas. En primer lugar, permite utilizar herramientas muy establecidas en el mercado, e incluso combinar varias de ellas si la empresa que lleva a cabo el proyecto de integración conoce bien todas las soluciones.

En general, el software de proveedores como SAP, Salesforce, Microsoft, Oracle, etc. dispone de interfaces de programación que permiten la interacción desde otras aplicaciones. De modo que la modernización del software de la empresa puede consistir en una interfaz de usuario que incorpore las funciones de otros proveedores, y una pequeña parte hecha a medida en la que se lleven a cabo las tareas más específicas de la compañía que no puedan limitarse a usar la solución de terceros que se elija como base.

En resumen, la decisión entre adoptar soluciones estándar o modernizar el software de la empresa mediante un desarrollo a medida es algo a plantearse siempre que nos enfrentamos a un software obsoleto. A veces, las soluciones estándar pueden ahorrar mucho tiempo y dinero, incluso si es necesario combinarlas con algún desarrollo propio.

En otros, sin embargo, la adaptación no será tan sencilla y es probable que perdamos algunas de las ventajas propias del software elegido. En esos casos, conviene explorar las diferentes opciones que un nuevo desarrollo nos puede facilitar, ya que es probable que el tiempo necesario para poner en marcha la nueva solución sea algo mayor. No solo porque se desarrollará más software, sino también porque habrá que decidir cómo deben funcionar módulos que en otros sistemas ya están prefijados.