Los beneficios del teletrabajo | Consejos y aplicaciones fundamentales

El teletrabajo es una tendencia que se lleva años implantando en multitud de sectores, y es uno de los aspectos más importantes de su transformación digital. Debido a las circunstancias que atravesamos, en los últimos meses se ha generalizado. Aunque la adaptación puede resultar algo traumática, las ventajas superan con creces a los inconvenientes.

El teletrabajo tiene no solo ventajas para las empresas, sino también para los trabajadores, como veremos a continuación. Además, con la ayuda de herramientas como las que te mostramos, implantarlo será mucho más sencillo.

Ventajas del teletrabajo para los trabajadores/as

En primer lugar, dispondrás de más tiempo. Sobre todo si vives en una gran ciudad, consumimos una gran cantidad de tiempo en traslados desde casa al trabajo y vuelta. En España, según algunos estudios, alrededor de una hora por trayecto. Es decir que, dependiendo de tus circunstancias particulares, ahorrarás diariamente entre unos minutos y varias horas. Este tiempo puedes dedicarlo a descansar más, desayunar con la familia o a empezar la jornada haciendo deporte.

Además del tiempo extra que ganarás, está la posibilidad de organizarte de otra forma. Lo ideal es complementar la jornada de teletrabajo con horarios flexibles. Pero cuidado: una contrapartida de esta combinación es que puedes terminar trabajando a cualquier hora y convirtiendo las ventajas en inconvenientes. Una buena planificación te ayudará a organizarte de modo que compatibilices tu trabajo con otros aspectos de tu vida personal de forma óptima.

Incluso si no dispones de flexibilidad horaria, es posible que puedas aprovechar las pausas en tu jornada para otras actividades. Si no alargas mucho la pausa para comer, puedes aprovechar para hacer pequeñas tareas. Como ir a comprar, de manera que en cuanto termine tu jornada laboral estarás ya libre y puedas dedicar tu tiempo al ocio o la familia.

Estar en casa es también un aliciente interesante por motivos económicos: ahorrarás en transporte, tanto si viajas en transporte público (billetes o abonos) como si lo haces en tu propio vehículo (combustible, párkings, etc.). También lo harás en comida. Incluso si no acostumbras a comer fuera o lo haces ocasionalmente, pero desayunas fuera de casa. Además, el simple hecho de estar en casa en horario laboral puede evitarte gastar de más en envíos urgentes, reparaciones del hogar, etc.

El teletrabajo no implica aislamiento

Para aprovechar las ventajas del teletrabajo, la empresa te proporcionará herramientas que deberás conocer bien. Entre ellas hay sistemas de reuniones online por videoconferencia, de seguimiento para informar de la actividad diaria, etc. Con su uso puedes conseguir que las diferencias entre el trabajo presencial y el teletrabajo no afecten a la productividad.

Es importante tener en cuenta también que trabajar sin otras personas alrededor, aunque puede ser muy efectivo, también puede resultar algo frustrante. Por ese motivo, bien a través de los sistemas establecidos por la compañía, bien por medios de comunicación propios, es importante disponer de canales informales donde comentar con los compañeros asuntos personales o que puedan servir de ayuda en el día a día del trabajo. Algunas empresas fomentan las relaciones de empleados en teletrabajo organizando reuniones informales, como desayunos, para que mantengan el contacto.

Otra de las ventajas del teletrabajo es que puede reducir la necesidad de acogerse a otro tipo de ventajas. Por ejemplo, las reducciones de jornada por motivo de maternidad o paternidad, o para el cuidado de un familiar. Estas reducciones, que suelen recaer especialmente en las mujeres, implican una reducción proporcional del salario. Aparte de eso, suelen suponer un parón en su carrera profesional. De modo que, si el teletrabajo es lo suficientemente flexible, es más conveniente para la persona que lo disfruta y para la empresa. Así dispondrá de sus mejores talentos durante toda la jornada y, en particular, de cara a un ascenso.

Ventajas del teletrabajo para la empresa

Más productividad

En general, todas las ventajas expuestas, que redundan en que las personas que trabajan para la empresa lo hagan en mejores condiciones, son también ventajas para la empresa. El teletrabajo, como otras medidas que conllevan una mejor conciliación laboral y personal, favorece la productividad. Paralelamente, reduce el riesgo de que las personas más capacitadas de la organización busquen un cambio por motivos como trabajar en una zona más próxima al domicilio.

Menos costes

Además, para la empresa puede suponer un importante ahorro de costes. En muchos casos no será necesario alquilar una oficina tan grande si esta va a utilizarse solo para reuniones y para trabajar en ella de forma presencial de manera puntual. Una oficina más pequeña puede ser más útil. No disponer de salas de reuniones suficientes es un mal muy frecuente en las empresas, lo mismo que los puestos de trabajo vacíos porque los trabajadores están en reuniones, visitando a un cliente o en un viaje de trabajo. Alquilar los metros necesarios para poder mantener reuniones y dar soporte a una parte de la plantilla para teletrabajar puede reducir muchos costes.

Más sostenibilidad

Otro de los aspectos en que se reducirán mucho los costes es en el uso de soportes obsoletos, como el papel. El teletrabajo conduce a una estructura en la que imprimir o enviar faxes ya no es viable, por lo que evitaremos disponer de un recurso que suele acarrear importantes costes de mantenimiento. En su lugar emplearemos alternativas digitales que, además, son más fáciles de archivar y tener disponibles. Es importante recordar que parte de estos ahorros deberían ir destinados a dar al empleado los recursos que necesita para su actividad en casa. Al dar por sentado de que ya se les han facilitado portátiles por parte de la empresa, también se puede explorar la bonificación de sus costes de luz, conexión, etc.

Reuniones para socializar

Por último, hay que diferenciar entre el teletrabajo de forma continuada del que se produce uno o más días por semana. En el primer caso, los teletrabajadores no coincidirán físicamente con sus compañeros nunca. Por eso es interesante organizar, si es posible, alguna actividad presencial de cuando en cuando. Desde presentaciones de resultados y presupuestos a puestas en común de proyectos u otras de ocio en común. Si, además, puede facilitarse que la ocasión tenga una parte informal, como una comida o un desayuno, mejor.

En el caso de los teletrabajadores que utilizan esta ventaja solo algunos días en semana, suele ser importante asegurarse de que todos mantienen el contacto directo. Por lo general, las personas que teletrabajan en esta modalidad eligen sus días en función de las preferencias o de las necesidades de cada uno. De esta manera puede darse el caso de que personas que trabajan en el mismo equipo nunca coincidan. Para resolverlo, se puede optar también por reuniones periódicas. También por establecer un día (o simplemente una mañana) en el que todo el equipo trabaja de forma presencial.

Herramientas de teletrabajo: cuidado con el correo

Algunas herramientas son básicas para poder aprovechar las ventajas del teletrabajo. En particular, las que tienen que ver con la comunicación entre empleados que, en la modalidad de trabajo presencial, está resuelta de forma sencilla. La primera de estas herramientas es el correo electrónico. Este ya está presente en todas las compañías y su principal problema suele ser que se le da un mal uso.

Así, es frecuente encontrarse con cadenas de mensajes interminables, uso del correo para enviar archivos, sistemas de notificaciones, etc. El resultado: buzones saturados y correos importantes que pasan desapercibidos. Confiar solo en el correo para poner en marcha el teletrabajo es garantía de que la información se perderá o se leerá tarde.

Herramientas de colaboración y videoconferencia

Por eso hay numerosas herramientas tipo chat que pueden utilizarse para coordinar el trabajo. Tanto para conversaciones entre dos personas como para grupos de trabajo. Aunque pueden usarse otras herramientas, Skype o Slack son dos buenas alternativas que pueden cubrir esa necesidad. Además, en el caso de Slack es relativamente sencillo desarrollar sistemas de alertas que nos permitan integrar procesos de la compañía. Por ejemplo, un reporte mensual automatizado que informe al grupo de chat del departamento de contabilidad de que ya está disponible, incluyendo un enlace o el propio fichero.

Aunque el chat es útil en el día a día, en muchas ocasiones es necesario verse las caras. Para eso, hará falta una aplicación de videoconferencia que funcione de forma fluida con el número necesario de participantes. Aunque existen muchas soluciones, Skype, Webex y Zoom son las más populares. Es importante que todos los empleados aprendan su manejo: cómo activar y desactivar el micrófono, compartir pantalla, etc.

Además, darles unas pautas para su uso puede evitar problemas. Entre los más habituales está el que una persona que tiene el micrófono activado por defecto piense que está apagado y se cuelen sonidos no deseados. Con una pequeña capacitación, las videoconferencias pueden ser más efectivas que las reuniones presenciales. Todos sin ningún problema técnico de tipo audiovisual.

Herramientas de planificación y ofimática

En tercer lugar estarían las herramientas de planificación y seguimiento de proyectos. Según el tipo de empresa o las suscripciones a servicios de las que ya se disponga, hay soluciones muy diversas como MS Project, Yira, etc. Una buena solución, en caso de necesitar algo sencillo es Trello. Esta herramienta permite organizarse según el sistema kanban, aunque por lo intuitivo que es puede adaptarse a metodologías básicas pensadas por el propio equipo.

Por último, es probable que interese abandonar el software ofimático convencional y pasarse directamente a la nube. Aunque hay otras soluciones, los dos principales actores en este área, Google y Microsoft, disponen de soluciones muy completas y potentes. Además, estas plataformas nos resolverán otro de los problemas: el almacenamiento de los documentos y su compartición en caso de que no dispongamos de recursos propios y queramos evitar contar con un servicio adicional como Dropbox o Box.

En definitiva, el teletrabajo aporta muchas ventajas, pero también puede ser necesario buscar un poco de ayuda para darle un empujón si ves que tu empresa puede tener problemas al implementarlo. Para ello se puede contar con la ayuda de empresas que puedan aportar su experiencia en el despliegue del trabajo remoto.