Descubre la importancia de racionalizar las aplicaciones

En la mayoría de empresas se utiliza una variedad de aplicaciones que son capaces de desempeñar a cabo diferentes tareas. El proceso para incorporar nuevas herramientas a la organización puede llevar a resultados poco óptimos. Por eso, es importante racionalizar las aplicaciones de que dispones en tu empresa.

Es habitual disponer de un número de aplicaciones de negocio más o menos fijo. Después, para llevar a cabo otro tipo de tareas, se van incorporando aplicaciones según se necesiten. Este crecimiento, que podríamos calificar de espontáneo, suele ser poco eficiente y las organizaciones tienen mucho que ganar dedicando algún tiempo a mejorar el parque de aplicaciones instaladas. De ahí la necesidad de racionalizar las aplicaciones, como veremos a continuación.

Racionalizar las aplicaciones para mejorar la eficiencia

Si te planteas esta pregunta, lo primero que debes de saber es que la respuesta no es única. Hay múltiples motivos que justifican racionalizar las aplicaciones. La importancia que para tu caso tenga cada uno de ellos puede variar. Pero, muy probablemente, todos los motivos que te exponemos a continuación te resulten familiares.

En primer lugar, debes tener en cuenta la eficiencia. Disponer de una miríada de aplicaciones que se utilizan para un solo propósito es poco práctico. Además, habitualmente, pueden sustituirlas unas pocas aplicaciones más versátiles. Incluso integrar las funciones que llevan a cabo en el software a medida que usa la empresa.

Esto puede requerir una inversión que, en muchas ocasiones, lleva a reducir el coste final en licencias. Pero no solo puedes mejorar este coste al racionalizar las aplicaciones. Existen otros ocultos que puedes abordar al hacerlo. Por ejemplo, el tiempo que se dedica a trasladar información entre aplicaciones o la posibilidad de que se den fallos y otro tipo de errores derivados de procesos complejos y repetitivos. También es importante hacerlo para mejorar la seguridad del sistema.

Incluso en empresas que disponen de una gestión controlada de las aplicaciones, situaciones como una fusión o la adquisición de una compañía suelen llevar a la integración de nuevo software sobre el que no se tiene control y que, aparte de esto, puede duplicar funciones que ya tienes cubiertas. Por eso, mejor racionalizarlas antes de la integración.

El inventario: primer paso para racionalizar las aplicaciones

Una vez que has llegado aquí, es probable que tengas dudas más que razonables sobre el control real que tienes sobre el parque de aplicaciones de que dispone tu empresa. Es algo lógico y, en todos los casos, el primer paso para racionalizar las aplicaciones es hacer su inventario.

Afortunadamente, no es necesario ir de ordenador en ordenador buscando cada aplicación instalada y comprobando su procedencia. Hay herramientas que automatizan esta tarea y que pueden llevar a cabo informes muy detallados. Existe una gran diversidad y pueden utilizarse también para hacer inventario del hardware existente o, incluso, para ayudar a la gestión de la seguridad mediante suscripción a servicios de alertas.

La seguridad pasa por racionalizar las aplicaciones usadas

Además, en función de la libertad de que dispongan los usuarios, puede que los responsables de TI no estén administrando algunas de estas aplicaciones. Si algunos usuarios pueden “buscarse la vida” e instalarse el software que necesitan para una tarea puntual, hay muchas papeletas de que haya multitud de aplicaciones sobre las que no se tiene control. ¿El principal inconveniente? Nadie vela por la seguridad de este software, lo que supone un elevado número de problemas potenciales de seguridad.

Puedes resolver esta situación con una política más estricta a la hora de instalar aplicaciones. Sin embargo, no siempre podrás evitar que un usuario tenga la necesidad de disponer de permisos para instalar aplicaciones. Será necesario llegar a una solución de compromiso si las no autorizadas se instalan en un entorno controlado. Como sucede con una máquina virtual.

¿Qué hacer con las apps que están instaladas?

Una vez que has descubierto todo el software del que dispones en la red, tendrás que valorarlo caso por caso. Encontrarás ahorros inmediatos, como licencias que se están pagando y no se están utilizando. También software para una tarea que ya cubre otra de las aplicaciones disponibles. En muchos casos tendrás que consultar con los usuarios el uso que hacen de cada herramienta para tener una mejor visión de conjunto.

Una vez que tengas claro qué software tienes y para qué se usa, llega el momento de catalogar cada herramienta. Para ello, tienes que asignarla a una de las siguientes categorías:

• Conservar: software que está en uso y al que no hay que hacer ninguna modificación.

• Retirar: aplicaciones que no se utilizan, que suponen un riesgo de seguridad o cuya función está cubierta por otras herramientas.

• Reubicar: software que está ejecutándose en servidores antiguos. O que se utiliza en los equipos cliente y dispone de la posibilidad de ejecutarse en un servidor remoto, lo que simplifica su administración y actualización.

• Reinstalar: aplicaciones que siguen siendo útiles o para las que no hay alternativa, pero que están obsoletas.

• Refactorizar: en este apartado incluye aplicaciones propias que necesitan alguna modificación por motivos de seguridad o interconexión con otros sistemas. También puede ser que tengas que modificar parte del software que decidas conservar para racionalizar las aplicaciones. Esto es útil para añadirle funciones de aplicaciones que has decidido retirar.

• Rediseñar: es el caso más complejo, ya que implica hacer borrón y cuenta nueva. Un caso muy típico de esta situación es que detectes que hay un gran número de aplicaciones que están relacionadas (por ejemplo, trabajan con los mismos datos), pero con formatos diferentes.

Algo muy habitual es tener diferentes módulos para distintas tareas de un proceso. Por ejemplo, stock, ventas o facturación; y terminar multiplicando la información en hojas de cálculo o formatos propietarios. Es un buen momento para incorporar un sistema ERP o mejorar el existente de acuerdo con tus necesidades reales. Por casos como este se suelen organizar las aplicaciones en cohortes, para las que se suelen tomar decisiones conjuntas.

Racionalizar las aplicaciones es un proceso

Después de este empujón inicial, habrás conseguido racionalizar las aplicaciones y deshacerte, entre otras, de las antiguas y legadas. Además, podrás disfrutar de las mejoras en eficiencia, costes y seguridad que te proporciona este paso. Sin embargo, no debes olvidar que, con el tiempo, surgirán nuevas necesidades y es importante no tener que partir de cero para abordarlas. Llevar a cabo un inventariado permanente del software y tareas periódicas de valoración para que esa mejora sea continua es muy importante de cara al futuro. Por eso no lo dejes pasar, ¡y pon en marcha un proceso para racionalizar las aplicaciones en tu empresa!