Transformación digital | ¿Qué tan importante es para mi empresa?

La transformación digital consiste en la introducción de tecnología en empresas y en áreas de estas donde tradicionalmente no ha existido. Sin embargo, incurriríamos en un error si pensamos que es suficiente con sustituir el tablón de anuncios convencional por una pantalla. O porque un visitador comercial utilice una Tablet para tomar los pedidos en vez de anotarlos en una libreta.

Estos dos ejemplos podrían constituir casos de digitalización de dos tipos de información concretos. Por un lado, anuncios a usuarios y por otro, la gestión de pedidos. Sin embargo, no tienen por qué suponer una transformación de las empresas.

Digitalización frente a transformación digital

Si todos los avisos a los usuarios de nuestro primer ejemplo se siguen activando de forma manual, no supondrá un gran cambio respecto al tablón. Si esos avisos se pueden generar de forma automática, se puede empezar a facilitar información que antes era inviable comunicar por su elevada frecuencia de actualización.

Pensemos, por ejemplo, en un aparcamiento y en su típico cartel que indica si dispone o no de plazas libres. En su versión digital sencilla, no aportará demasiado a los usuarios. Pero, si al acceder identifica el tipo de vehículo e indica al conductor la plaza que debe ocupar, reducirá el tiempo necesario para aparcar. Además, optimizará el uso de las plazas. Así, puede asignar las más pequeñas a vehículos de pequeño tamaño y reservar las grandes para los que necesitan más espacio.

Algo parecido sucede con la toma de pedidos. Si la información que se genera mediante la aplicación debe convertirse en órdenes de compra al final del día, no se habrá modificado en nada el proceso. Si, por el contrario, el cliente aprueba el pedido en el acto mediante firma electrónica, se empezará a procesar inmediatamente. De esta manera se agilizan los plazos de entrega y mejorará la previsión que tienen que realizar los responsables de almacenaje y compras. Además, genera metadatos del proceso de ventas con los que antes no contábamos y que pueden analizarse para mejorar el rendimiento de la empresa.

Beneficios para la empresa

Estos dos ejemplos ilustran dos casos muy sencillos en los que un cambio tecnológico aparentemente pequeño pueden implicar un gran cambio organizativo. Una de las claves de la transformación digital es que modifica los procesos existentes para mejorarlos o incluso para sustituirlos por otros más eficientes. Si seguimos llevando a cabo los mismos procesos con herramientas más modernas, no podemos hablar de transformación digital.

Además, uno de los efectos de esta transformación es que permite sistematizar conocimiento que ya está en la empresa. Eso sí, en el mejor de los casos, estos conocimientos solo se transmiten de manera informal. Esto facilita no solo que se coordinen mejor los departamentos y las personas que trabajan en ellos. También permite que ese conocimiento no se pierda si un empleado abandona la compañía.

Uno de los efectos más importantes a analizar al poner en marcha una transformación digital son los cuellos de botella y límites de escala del negocio y cómo la tecnología puede eliminarlos. Eliminar este tipo de limitaciones es siempre una ventaja sobre la competencia que sigue anclada en el viejo paradigma.

Los sistemas de firma electrónica y otras formas de identificación biométrica permiten cerrar contratos sin que el cliente o la persona que completa la venta deban desplazarse. Los negocios que se centran en centros de población grandes porque no les es rentable este tipo de gestiones en áreas de población muy dispersa han dejado fuera a cientos de miles de personas a los que la tecnología permite atender con un coste aún menor. La digitalización puede generar oportunidades de expansión en un público al que el sector de actividad ha ignorado tradicionalmente.

Además, puede ayudar a fidelizar a los clientes que ya tenemos. Para muchas personas, la posibilidad de solicitar un servicio mediante una app móvil es muchísimo más práctico que hacerlo por teléfono o incluso desde el PC. A la vez que prestamos un mejor servicio con ayuda de la tecnología, podemos optimizar mejor nuestros recursos. También analizar los datos para hacer promociones a los mejores clientes (o a los que corremos el riesgo de perder). Incluso podemos detectar nuevas oportunidades de negocio para lanzar al mercado nuevos productos.

Otra de las grandes ventajas de la tecnología es que, al igual que sucede con la sociedad, está en permanente evolución. Adoptar las tecnologías adecuadas y mantener una actitud innovadora puede ser la mejor forma de evitar que el negocio se quede obsoleto. También de evitar que los cambios a realizar para ponerse al día, cuando llegue el momento, sean tantos que no puedan llevarse a cabo a tiempo ni con costes asumibles.

El capital humano: vital para el proceso

Por último, algo muy importante. Las empresas están formadas por personas, que aportan su trabajo y sus conocimientos a estas. A las personas más preparadas no solo les motiva el salario actual, sino también las condiciones de trabajo y las posibilidades de seguir manteniendo un salario equivalente en el futuro.

Dicho de otra forma: los trabajadores y trabajadoras con mayor preparación son conscientes de que el capital humano que poseen va perdiendo valor y que necesitan adquirir nuevos conocimientos para que su carrera profesional no sufra un retroceso. Por eso eligen empresas que invierten en tecnología y que adoptan las formas de trabajo más actuales. No se trata solo de poner un PC en cada mesa, sino también de ser capaces de ofrecer flexibilidad laboral como el teletrabajo. Y, para eso, es necesario que se pueda ser igual de eficiente en la oficina o en casa.

¿Su empresa no dispone de un sistema para celebrar reuniones virtuales de forma regular? ¿Hay alguna aplicación que no esté accesible desde fuera de las instalaciones? ¿Se sigue utilizando el papel de forma generalizada? Si la respuesta a alguna de esas preguntas es afirmativa, da igual que sus sueldos sean algo mejores que los del sector. Los mayores talentos buscarán empresas que les paguen un poco menos, pero les ahorren el atasco dos días por semana y les permitan pasar más tiempo en familia.

La pregunta, por tanto, no es cómo de importante es para la empresa la transformación digital, sino de cuánto tiempo dispone aún para llevarla a cabo.