La importancia de documentar los proyectos

Los expertos y los manuales de buenas prácticas lo dejan muy claro. Es importantísimo documentar los proyectos debidamente. No solo durante el planteamiento previo del proyecto y sus primeros pasos. Es de vital importancia realizar labores de documentación durante todo el ciclo de vida del proyecto.

En el mundo de las tecnologías de la información la falta de documentación es un problema recurrente. Aunque poco a poco vamos enderezando la situación, existen muchos proyectos antiguos que carecen de ella. Ante su desconocimiento, los profesionales se sienten desamparados ante posibles imprevistos.

Vamos a repasar los diversos aspectos y beneficios de documentar los proyectos.

Importancia metodológica

Los profesionales que han formado parte del desarrollo del proyecto o de una aplicación en concreto son los más adecuados para documentarlo. El haber participado durante todo el ciclo de creación del producto hasta su puesta en producción les convierte en los mejores conocedores del mismo.

Lamentablemente el personal técnico es reacio a documentar los proyectos por varias razones:

• Incomprensión de la importancia metodológica.

• No consideran que la documentación forme parte de sus tareas.

• No consideran que la documentación pueda formar parte de su currículo o un mérito en su carrerLa importancia de documentar los proyectosa profesional.

Por esta razón, un desarrollador con dotes para documentar es un profesional muy apreciado.

Importancia práctica

Documentar los proyectos es un hecho muy valorado por parte de los usuarios finales, clientes y equipos de soporte. Todos estos colectivos se benefician de ella. Los directores de proyecto fomentan las labores de documentación, ya que saben de su importancia práctica tanto en sus equipos, como en los clientes.

Comunicación

En algunas ocasiones la única manera que tienen los técnicos de comunicarse con algunos colegas es la documentación. Sobre todo en equipos de trabajo muy extensos, documentar los proyectos es la mejor manera de comunicar cambios.

Reputación

El equipo de soporte debe contar con la documentación más completa y actualizada. En caso contrario la resolución de problemas puede verse afectada y repercutir negativamente en el servicio y por lo tanto en la imagen de la empresa.

Contingencias

En el caso de que se sufran contratiempos graves, documentar los proyectos asegura el tener un plan de recuperación de desastres. Esto repercutirá positivamente, reduciendo los tiempos de actuación y resolución de los problemas.

Transferencia de conocimiento

Es muy importante documentar los proyectos desde el paso previo a su inicio. Existen proyectos que se paran durante meses y que son retomados por otras personas. Estos equipos recién llegados deben contar con todo el conocimiento necesario para retomar y volver a arrancar el proyecto.

En proyectos ya en marcha, es vital que los empleados que se incorporan a posteriori puedan ser autónomos lo más rápido posible. Esto se consigue con documentación precisa llena de información y procedimientos.

En proyectos a medida, lo normal es transferir el conocimiento al cliente a través de una completa documentación. Normalmente este tipo de aspecto se suele regular previamente por contrato.

La documentación es una cuestión a tener en cuenta en todo tipo de proyectos IT. Las empresas de soluciones serias siempre proporcionarán documentación completa. Exige información sobre tus proyectos.